1. Introducción

La presente política de devolución y cancelación, se establece con el fin de regular y garantizar la correcta organización y funcionamiento de +CTG en cualquiera de sus ediciones, evento organizado por la Unión Colombiana de Empresas Publicitarias (UCEP). La inscripción a +CTG implica el compromiso por parte de los participantes de asistir a La Cumbre.

Para el caso de los patrocinadores el pago del paquete de patrocinio implica el compromiso de asistir y realizar la actividad según corresponda al caso.

No obstante, entendemos que en situaciones excepcionales pueden surgir imprevistos que impidan la asistencia o el patrocinio. A continuación, se detallan las condiciones relacionadas con la cancelación de asistencia y los procedimientos correspondientes.

2. Condiciones Generales de Cancelación

En ningún caso +CTG realizará devoluciones de dinero una vez se haya recibido el pago.

A. Para Asistentes:

El valor pagado por la inscripción a +CTG no es reembolsable. Esto se debe a los costos operativos asociados con la organización, los cuales se generan desde el momento en que la inscripción es confirmada. A pesar de ello, el participante podrá asistir a la siguiente edición de +CTG y no se le realizará ningún cobro adicional. Así mismo podrán transferir su inscripción a otra persona, para que sea ella quien haga uso de este cupo.

B. Para Patrocinadores:

Las empresas patrocinadoras que decidan cancelar su participación no recibirán reembolso alguno del valor pagado. Esto se debe a los compromisos financieros previos y los costos que la organización ha incurrido para asegurar la visibilidad y beneficios asociados con el mismo.

La empresa patrocinadora tendrá la opción de participar con el patrocinio acordado para la siguiente edición de +CTG, manteniendo los mismos beneficios y condiciones previamente pactadas, sin perjuicio de cancelar la diferencia de tarifas entre un año y otro.

3. Proceso de Cancelación

Los asistentes o patrocinadores que deseen cancelar o transferir su inscripción/patrocinio, deberán seguir los siguientes pasos:

Notificación por escrito: La decisión de no participación o solicitud de transferencia debe ser comunicada por escrito a través de correo electrónico dirigido a la organización de +CTG según sea el caso:

Para inscripciones, al correo electrónico: inscripciones@mascartagena.co. Y para el caso de empresas patrocinadoras a: info@mascartagena.co. La notificación debe hacerse al momento de tomar la decisión de la no asistencia.

Confirmación: Una vez recibida la notificación, se enviará una confirmación escrita de la cancelación o la transferencia de la inscripción/patrocinio para la siguiente edición.

4. Razones para la Política de No Reembolso y Transferencia de Inscripción/Patrocinio

La razón principal para implementar esta política de no reembolso se basa en los compromisos financieros y logísticos que adquiere la organización de +CTG al recibir una inscripción o un patrocinio. Estos costos incluyen:

Planificación anticipada: La organización de un evento de esta magnitud requiere la contratación de proveedores, la reserva de instalaciones, el diseño y producción de materiales, la preparación de otros recursos con meses de antelación, y la asignación de espacio para los patrocinadores.

Recursos limitados: Las inscripciones y los patrocinios son gestionados con base en una planificación de capacidad limitada. Las cancelaciones de última hora no solo afectan a la logística del evento, sino que también generan costos adicionales para la organización, que ya ha pagado por muchos de los servicios contratados. Proteger la viabilidad de +CTG: Los ingresos provenientes de las inscripciones y los patrocinios son fundamentales para cubrir los costos fijos y variables de la realización del evento. Las cancelaciones a última hora pueden poner en riesgo la viabilidad financiera del mismo.

5. Legislación Aplicable

Esta política se regirá e interpretará conforme a las leyes de la República de Colombia. Cualquier disputa que surja en relación con la política de cancelación será resuelta en los tribunales competentes de Bogotá.